En lönsam väg in i molnet.

I denna artikel beskriver executive vice president Zohar Gilad på det amerikanska företaget Precise hur de lyckades att skära ned sin IT-budget med 70% på ett år genom att våga ta i bruk moderna teknologier och tjänster i det vi vanligtvis kallar för molnet

Nicholas Carr har sagt  “Not everything will move into the cloud, but the cloud will move into everything.”

Att inte beakta de tjänster som finns att tillgå tenderar att klassas som slöseri.  Slöseri kallas på japanska för “muda”.

Nedan finns en svensk översättning av artikeln refererad ovan.

Hur att skära din IT-budget med 70% på ett år

Jag är inte den första som hoppar på den senaste teknologin. Trots att jag jobbat i IT-branschen i
över 20 år är jag fortfarande en ”late adopter”. Men om någon kan bevisa för mig att en ny
teknologi ger mig eller mitt företag besparingar, är jag beredd att agera snabbt.

Under 2008 knoppades mitt företag, Precise (utveckling av ”performance managemnt systems”),
av från moderföretaget, Symantec, till ett eget privatägt företag. Helt plötsligt stod vi där med
1000 kunder att stöjda och en begränsad IT-avdelning. Symantec erbjöd oss att köpa licenser för
SAP och andra affärssystem som vi nyttjat. Men med vår nya struktur behövde vi nedskalade
system som var betydligt enklare att supporta och sköta. Vi kom att begrava licensierade
programvaror och årliga underhållsavtal med tillhörande stora utgifter för utrustning – det
traidionella sättet att tillhandahålla IT – för att istället bege oss till molnet med SaaS och
virtualisering. Som ett medelstort företag med drygt 200 anställda var det ett skifte som
påverkade oss mycket. Men efter cirka 12 månaders övergång från vår IT infrastruktur och dess
applikationer till molnet, kunde vi skära bort nära 2 miljoner US-dollar, eller cirka 70 procent,
från vår årliga IT-budget. Så här gjorde vi.

Vår högsta prioritet var att hitta en lösning för att kunna supporta våra kunder, så vi valde
Salesforce och Netsuite för front-office och back-office lösningarna. Det tog en systemkunnig
blott fem timmar att migrera hela vårt data från SAP to de nya systemen. För kundtjänst, valde vi
Drupal och för marknadsföring valde vi Marketo – båda sömlöst integrerade med hjälp av
Websphere Cast Iron Cloud Integration.

Därefter hade vi att ta tag i Microsoft Exchange servers, som vi hade ärvt från Symantec. Microsoft
Exchange kan vara tungt att hålla igång med en slimmad IT-bemanning, så vi valde Google Mail
istället. E-mail-migreringen tog ungefär fem dagar, och något senare flyttade vi också från
Microsoft Sharepoint till Google Sites, för samarbetsfunktionerna. En intressant sak är att de
anställda inte på något vis behöver göra allt i Google. De kan fortfarande köra sina vanliga
Microsoft Office applikationer, som Excel, eller använda Outlook om de vill. Vi gick också
igenom en övergripande server virtualisering för vår tekniska avdelning – reducerade våra
serverutgifter med cirka 60% – och gick över till bredbandsnätverk samt införde VoIP för
telefonin.

Ingen av de teknologier som jag har nämnt är vare sig nya eller banbrytande. Men
det faktum att vi kunde anta alla under en kort period, integrera dem enkelt med en enda
systemkunnig person och nå så stora ekonomiska fördelar är häpnadsväckande. Så sent som
för bara fem år sedan, kunde inte små och medelstora företag ha råd med senaste teknologin för sin affärsverksamhet. Allt det har ändrats – och spelplanen för förfiningen av IT har planat
ut.

Inte bara är användandet av nyare web-teknologier mer överkomligt, men de är också mera
pålitliga. Så har fallet varit på Precise åtminstone. Vi har inte haft några problem med att flytta
till en SaaS miljö. Vi spenderade inte en massa pengar på horder av konsulter för att få allt på
plats. Det gick verkligen väldigt enkelt. Jag vill hylla vår tidigare IT-direktör, Sharon Cohen, för
att ha valt rätt strategi och rätt partners – det är det som är nyckeln.

Vår övergång till molnet betyder att idag spenderar vi mindre tid med skötsel och drift och mer
tid med arbete på våra egna produkter. Vi håller även på att se om vi kan ta i bruk molnbaserde
system för forskning och utveckling. Och låt oss inte glömma, vi sparar mer än 2 miljoner US-
dollar per år. Det är den sortens pengar som företag i vår storlek, vilket är huvudelen av den
amerikanska ekonomin, verkligen kan använda till något nyttigt. Vi kan använda dessa
besparingar för att göra nya strategiska anställningar eller erbjuda våra kunder nya möjligheter
och tjänster. För medelstora företag, är det inget tvivel om saken: släng ut era lokala servers,
program och lösningar, gå SaaS och anta molnet över hela linjen.

Zohar Gilad är executive vice president på Precise, ett utvecklingsföretag som producerar
”performande management systems”. Innan han gick till Precise, hade Zohar senior executive
positions på Mercury Interactive, som förvärvades av HP år 2006.